بزرگنمايي:

چه خبر - توصيه هايي براي مديريت زمان در محل کار

شايد شما جزو شاغلاني باشيد که احساس مي کنيد کارهايتان زياد ولي وقت تان کم است يا احساس مي کنيد با وجود تلاش و زحمت بسيار، موفق به انجام همه کارهايتان نمي شويد و به طور مرتب از کارهايتان عقب مي افتيد يا ممکن است عقب افتادن کارها، سبب استرس دايمي شما و در نهايت احساس کاهش کارايي تان در محيط کار شود. زمان، ارزشمندترين منبعي است که هر فردي در اختيار دارد، منبعي مفيد و در عين حال در دسترس. با اين حال، اين که نمي دانيم اين منبع قابل دسترس چه زماني به پايان مي رسد، از شگفتي هاي زمان است. به همين دليل استفاده عاقلانه و منطقي از زمان و مديريت آن براي کسب موفقيت در همه جنبه هاي زندگي از جمله کار، اهميت ويژه اي مي يابد. در ادامه به راهکارهايي براي مديريت زمان در محل کار اشاره خواهيم کرد.

«وقت طلاست!» اين ضرب المثل، رايج ترين اصطلاحي است که در فرهنگ ما درباره مديريت زمان به کار مي رود. مديريت زمان از توانايي ها و مهارت هايي است که به کنترل بهينه زمان منجر مي شود. مديريت زمان، راهي موثر درراستاي صرفه جويي در وقت و مهار کردن آن براي دستيابي به موفقيت بيشتر است. به طور خلاصه مديريت زمان در قالب يک فرمول ارائه مي شود : واکنش مناسب در مقابل ضايع کنندگان وقت +  برنامه ريزي زماني منظم و هماهنگ = مديريت زمان

به طور کلي افرادي که در محيط کار، زمان خود را به درستي مديريت مي کنند و وقت شناس هستند، به طور معمول محبوب تر، موفق تر و معتبرترند و در پيشبرد اهداف مجموعه کمک کننده تر خواهند بود. از سوي ديگر،  افرادي که به حضور و انجام کار سر وقت مقرر اهميت نمي دهند، از درجه اعتبار خود
 مي کاهند.

در برنامه سالانه، ماهانه، هفتگي و روزانه خود همه وظايف و فعاليت هايي را که بايد انجام شود، بگنجانيد؛ بودجه بندي زمان سبب مي شود زمان کاري خود را تنها به انجام چندکار محدود نکنيد.

برنامه کاري خود را متناسب با توان خود و به طور واقع بينانه اي تنظيم کنيد. چيدن برنامه سنگين و غيرواقع بينانه، علاوه بر اين که انرژي شما را کاهش مي دهد، در صورت انجام نشدن ، شما را مايوس و دلزده خواهد کرد. از طرفي تنظيم برنامه اي سبک که کمتر از ميزان توانمندي شما باشد، سبب مي شود بسياري از فعاليت هايي که توان انجام آن ها را داريد، بر زمين بماند و نارضايتي مافوق و حتي خودتان را به همراه داشته باشد.

در هر محيط کاري انجام برخي امور وقت شما را سرقت مي کند: وب گردي، استفاده زياد از گوشي همراه، طولاني شدن تماس هاي تلفني کاري و ... علاوه بر اين که ميزان زيادي از وقت مفيد شما را از بين خواهد برد، وجهه نامناسبي از شما در نزد ديگران خواهد ساخت.

براي مديريت بهتر زمان، بهتر است در برنامه کاري خود، از فعاليت هاي سبک و کوچک آغاز و به تدريج برنامه را سنگين تر کنيد.

يکي از مواردي که در مديريت زمان بيشتر ناديده گرفته مي شود، اجتناب از صحبت هاي غيرضروري است. اگر چه ارتباط اثربخش با همکاران و مافوق لازم است اما اجازه ندهيد صحبت هاي خارج از موضوع، پرداختن به حواشي، انتقادهاي بي اثر و مکرر و گپ هاي طولاني با همکاران، وقت مفيد شما را بيهوده تلف کند.

داشتن نظم و انضباط کاري تا حد بسياري به مديريت زمان کمک خواهد کرد. وقت شناسي، نگهداري منظم فايل هاي مورد نياز، تفکيک فايل ها و وسايل مرتبط و غير مرتبط، دور ريختن کاغذهاي غيرضروري و حذف فايل هاي ناکارآمد و قرار دادن وسايل در سرجاي خود، سبب مي شود وقت بسياري که صرف جست وجوي موارد مورد نياز مي کنيد، به حداقل برسد. براي ايجاد عادت نظم، از ابزارهايي مانند تقويم روميزي، کاغذهاي يادداشت، اپليکيشن هاي موبايلي و نرم افزارهاي رايانه اي مي توان استفاده  کرد.
 

اگر شما جزو افرادي هستيد که فقط زماني که مديرتان بر شما نظارت مي کند کار مي کنيد، تمرين کنيد براي خود کار کنيد. تعهد کاري واقعي از درون فرد آغاز مي شود؛ بنابراين اگر خود را مسئول و متعهد به کاري بدانيد، قطعا زمان خود را بهتر مديريت مي کنيد و خطا و اشتباه کمتري در کار مرتکب مي شويد.

منبع : khorasannews.com